学会開催申請

学会開催申請について

開催申請

本学で学会を開催する場合は、学会開催予定日の2ヶ月前までに学会開催の申請を行う必要があります。
下記の『開催までの流れ』をご確認のうえ、所定の手続きをお願い致します。
※学会開催の申請にあたっては、学術団体として本学に登録されている必要があります。
学術団体登録

開催可能日時

・夏季休業期間等大学が定めた休日
・授業期間中の土曜日12時25分以降と日曜・祭日
※上記以外での開催を希望する場合はご相談ください。

学会開催補助について

以下の条件を満たす場合は、補助金が交付されます。
①本学が当番校として開催する全国大会であること
②設立3年以上の団体であること
③3年以内に補助金が交付されていないこと
※同一団体に対する補助金の交付は3年に1回を限度とします。


補助金額
会員数
補助金額
~199名
30,000円
200~399名
60,000円
400~599名
90,000円
600~799名
120,000円
800名~
150,000円

 

開催までの流れ

①会場の手配

学会を開催する会場の予約の手続きをお願いします。手続きの窓口、問合せ先は以下となります。

池袋キャンパスの場合:総務課サービスセンター(タッカーホール1階/内線:2247)
新座キャンパスの場合:新座キャンパス事務部総務課(新座7号館1階/内線:6675)

マルチメディア装置の利用を希望される場合は、メディアセンターにご相談ください。
マルチメディア装置利用を希望される場合

②申請書の提出

開催日の2ヶ月前までに「学会開催申請書」に必要事項を記入のうえ、リサーチ・イニシアティブセンター学会補助担当までご提出ください。

申請書は下記リンクからダウンロードすることが可能です。

申請書のダウンロード

③学会開催承認手続き

申請いただいた学会の開催可否については総長の承認が必要になります。

提出された申請書をもとに稟議を行います。
※2011年11月より、部長会での審議は行わず、総長(総長室長)の決裁にて開催可否が決定されるよう変更になりました。

④学会開催許可通知の送付

申請者に対し、学会開催可否の結果をリサーチ・イニシアティブセンターよりご連絡します。学会の開催が認められた場合は「学会開催許可通知」を発行します。

⑤施設借用手続き

学会を開催する会場の施設借用手続きをお願いします。施設借用手続きの窓口は、上記①と同様です。

⑥補助金の交付

補助金の交付がある場合は、開催日の1か月前を目安に財務部経理課からご連絡を差し上げます。
早期の交付を希望される場合は予めご相談ください。

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